ขั้นตอนการดำเนินงาน

1.การเรียนเชิญและประชาสัมพันธ์การประชุมและจัดนิทรรศการ

    1.1 การเชิญประชุม  จัดนิทรรศการ  การแจ้งยืนยัน สื่อประชาสัมพันธ์ การจัดส่งเอกสารรายงานต่างๆ ผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ เช่น อีเมล์ แอปพลิเคชั่นไลน์ แบบตอบรับออนไลน์ (QR code) หรือช่องทางอื่นๆ

2. การจัดเตรียมเอกสารประกอบการประชุมและจัดนิทรรศการ

    2.1 กรณีจัดทำเอกสารการประชุมเลือกการพิมพ์กระดาษทั้ง 2 หน้า โดยเน้นข้อความที่เป็นขาว-ดำ กรณีที่เอกสารการประชุมเป็นภาพสี ควรจัดพิมพ์เท่าที่จำเป็น

    2.2 สนับสนุนให้ผู้เข้าร่วมประชุมเก็บข้อมูล สื่อประชาสัมพันธ์ ผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ เช่น การแสกน QR code หรือจัดเก็บไฟล์ในแฟลชไดร์ฟ เพื่อลดการใช้กระดาษ

3. การจัดเตรียมสถานที่ และอุปกรณ์

   3.1 สถานที่จัดประชุมหรือจัดนิทรรศการ ควรมีการรับรองที่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม เช่น โรงแรม ที่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม (Green Hotel) สัญลักษณ์ใบไม้เขียว (Green Leaf) อาคารเขียว (Green Building) เป็นต้น กรณีที่ไม่มีสถานที่จัดประชุมที่ได้รับการรับรอง จะต้องเลือกสถานที่ที่ใช้เวลาเดินทางน้อยที่สุด สะดวกด้วยบริการขนส่งสาธารณะ

    3.2 หากสถานที่จัดประชุมหรือจัดนิทรรศการไม่มีการรับรองที่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม ให้ผู้จัดประสานกับเจ้าของสถานที่ เพื่อให้มีการจัดประชุมในรูปแบบ Green Meeting การจัดประชุมที่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม โดยมีการลงนามในแบบบันทึก EF-08-16 บันทึกข้อตกลง (MOU) ว่าด้วยการใช้สถานที่สำหรับ        จัดประชุม/สัมมนา/ฝึกอบรมหรือจัดนิทรรศการ และบันทึกรายละเอียดการจัดประชุม ลงในแบบบันทึก EF-08-17บันทึกการประชุม/สัมมนา/ฝึกอบรมและจัดนิทรรศการ

   3.3 จัดห้องประชุมให้เหมาะสมกับจำนวนของผู้เข้าร่วมประชุม ปรับอุณหภูมิเครื่องปรับอากาศที่ 25 องศาเซลเซียส  เลือกจัดประชุมในที่โล่งอากาศถ่ายเทหรือสวนต้นไม้ต่างๆ ตามความเหมาะสม

   3.4 เลือกใช้วัสดุอุปกรณ์ที่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม เช่น ใช้ดอกไม้ประดิษฐ์ หรือต้นไม้ดอกไม้ประดับที่ปลูกในกระถาง หลีกเลี่ยงวัสดุที่เป็นโฟม หรืออื่นๆ

4. การจัดเตรียมอาหารและเครื่องดื่ม

   4.1 จัดเตรียมอาหารให้เพียงพอและพอดีกับจำนวนผู้เข้าร่วมการประชุมหรือจัดนิทรรศการ

   4.2 หลีกเลี่ยงการใช้โฟมเป็นภาชนะใส่อาหาร ควรเลือกใช้วัสดุที่ย่อยสลายได้ตามธรรมชาติ เช่น ใบตอง หรือพลาสติกชีวภาพ

   4.3 หลีกเลี่ยงการใช้วัสดุหรือบรรจุภัณฑ์ที่ใช้ครั้งเดียวทิ้ง เช่น เครื่องปรุงหรือเครื่องดื่มประเภทบรรจุซอง แก้วน้ำพลาสติกชนิดบาง ช้อน ส้อมพลาสติก หลอดดูดน้ำ รองแก้วแบบกระดาษ เป็นต้น ตามความเหมาะสม